Ordnung und Routine am Arbeitsplatz

Ordnung und Routine am Arbeitsplatz sind die wichtigsten Bausteine, um die tägliche Büroarbeit schnell und effektiv zu erledigen. Eine perfekte Büroorganisation ist die Basis für effektives Arbeiten im Büro. Dazu gehören eine moderne und funktionelle Büroausstattung sowie ein stets aufgeräumter Arbeitsplatz. Neben einem PC oder Notebook gehören ein Kalender und ein Notizbuch zu den elementaren Tools, auf die man nicht verzichten sollte.

Moderne und funktionelle Büroausstattung

Eine perfekte Büroorganisation baut auf einer modernen und funktionellen Büroausstattung auf, gepaart mit einem stets aufgeräumten Arbeitsplatz. Bei vielen Berufen und Betrieben ist der Computer das wichtigste Arbeitsmittel, so auch bei mir im Rahmen der Steuer- und Rechtsberatung. Diesbezüglich ist darauf zu achten, dass Hard- und Software immer auf möglichst aktuellem Stand bleiben. Es muss nicht immer das Neuste vom Neuen sein, aber veraltete Hard- und Software ist der Effektivitätskiller Nr. 1. Vor Jahren bin ich vom PC auf`s Notebook umgestiegen, um etwas mobiler zu werden. Dieser Schritt hat sich für mich sehr gelohnt, auch wenn das kleinere Display anfangs etwas gewöhnungsbedürftig war. Ein kurzes Intermezzo auf einem Mac Book Pro von Apple hat sich dagegen als Fehlschlag erwiesen. Im Büro geht meines Erachtens an den Office-Programmen von Microsoft kein Weg vorbei und Microsoft hat in den vergangenen Jahren vieles richtig gemacht. Der Software-Markt ist in den vergangenen Jahren enorm gewachsen, wobei auch etliche Programme zur Büroorganisation hinzugekommen sind. Sehr beliebt sind z.B. die Programme von Lexware mit unterschiedlichen Branchen- und Komplettlösungen.

Ordnung und Routine am Arbeitsplatz

Der Arbeitsplatz selbst und die nähere Umgebung müssen so eingerichtet und ausgestattet werden, dass die täglichen Arbeitsabläufe mit einer eingespielten Routine durchgeführt werden können. Idealerweise ist der Arbeitsplatz schon am Morgen aufgeräumt, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Bei mir beginnt der Tag mit einem Blick in den Kalender, um die anstehenden Aufgaben und Ziele für den Tag und die Woche anzugehen. Ich arbeite mit einem Wochenkalender, mit dem ich möglichst jede Woche im Voraus plane. Genauso gut ist auch ein Monats- oder Jahreskalender, wobei mir letzteres etwas zu unübersichtlich wäre. Es gibt beispielsweise Kalender von Cewe zum Drucken in jeder Ausführung. Während ich meine Kanzlei schon weitgehend auf papierlosen Betrieb umgestellt habe, hat sich die elektronische Tages- und Wochenplanung bei mir nicht bewährt.

Muster und Vorlagen für Geschäftsbriefe

Bei der Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern sollten möglichst ausnahmslos bewährte Muster und Vorlagen für den Büroalltag zum Einsatz kommen. Das erhöht nicht nur die Effizienz im Büroalltag, sondern bietet auch die notwendige Rechtssicherheit im Umgang mit den verschiedensten Sachverhalten. Zu den wichtigsten Geschäftsbriefen gehören Schreiben an Lieferanten und Mitarbeiter oder Antworten auf Reklamationen seitens der Kunden. Ein gutes Beispiel ist die Abmahnung eines Mitarbeiters, bei der einige Regeln zu beachten sind.

Darüber hinaus ist bei Geschäftsbriefen auf das visuelle Erscheinungsbild (Corporate Design) zu achten, dass die Wahrnehmung durch Dritte enorm beeinflusst und kurz- oder langfristig erhebliche Auswirkungen auf den Erfolg eines Unternehmens haben kann. Unsaubere, fehlerhafte oder inhaltlich unklare Geschäftsbriefe hinterlassen beim Empfänger schnell einen negativen Eindruck.

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