Checkliste zur Existenzgründung

Die nachfolgende Checkliste zur Existenzgründung zeigt die wichtigsten Stationen auf dem Weg in die Selbständigkeit. Sie enthält alle wichtigen und notwendigen Schritte zur Vorbereitung und Planung der Existenzgründung. Es beginnt mit einem Unternehmertest zur Überprüfung der eigenen Persönlichkeit, gefolgt  von der Analyse der Geschäftsidee bis hin zur Unternehmensgründung und Gewerbeanmeldung.

Eine strukturierte Planung und Vorbereitung der Existenzgründung anhand einer Checkliste erleichtert den Weg in die persönliche und finanzielle Unabhängigkeit. Ferner lassen sich dadurch die meisten Fehler vermeiden, die viele andere Existenzgründer schon vor Ihnen gemacht haben. Eine Existenzgründung in Deutschland ist eine komplexe Angelegenheit. Eine Begleitung durch professionelle Berater kann die Erfolgschancen deutlich erhöhen.

Inhalt:

  1. Unternehmertest vor Existenzgründung
  2. Analyse der Geschäftsidee
  3. Information und Beratung zur Existenzgründung
  4. Standort auswählen
  5. Entscheidung über die Rechtsform
  6. Kapitalbedarf ermitteln
  7. Businessplan erstellen
  8. Finanzierung sicherstellen
  9. Unternehmensgründung
  10. Gewerbeanmeldung oder Antrag auf Zulassung
  11. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
  12. Einrichtung der Buchführung
  13. Risiken & Versicherungen
  14. Marketing und Werbung
  15. Scheinselbständigkeit vermeiden
  16. Rentenversicherungspflicht für selbständige Unternehmer prüfen
  17. Weiterführende Informationen zur Existenzgründung

1. Unternehmertest vor Existenzgründung

Mit einem Unternehmertest kann man herausfinden, ob man wirklich das Zeug zum Unternehmer hat. Es ist nicht jeder dazu geschaffen, ein Leben als Chef des eigenen Unternehmens zu führen. Anhand des Unternehmertest lässt sich prüfen, ob die

  • persönlichen, fachlichen und finanziellen Voraussetzungen sowie
  • die richtige Einstellung des Unternehmers und seines nahen Umfelds

gegeben sind. Fühlt man sich als Unternehmer wirklich wohl? Ist man für die anstehenden Aufgaben und Herausforderungen ausreichend vorbereitet?

2. Analyse der Geschäftsidee

Zu den zentralen Aufgaben einer guten Vorbereitung der Existenzgründung gehört die Analyse und Optimierung der Geschäftsidee. Selbst der beste Unternehmer kann ohne eine gute Geschäftsidee nicht überleben und umgekehrt gilt das Gleiche.

Die Geschäftsidee ist das Startkapital des Existenzgründers. In den seltensten Fällen ist die Geschäftsidee von Anfang perfekt ausgereift. Viel häufiger besteht zu Beginn nur eine ungefähre Vorstellung, die mit externer Hilfe weiterzuentwickeln ist. Die wesentlichen Elemente der Geschäftsidee sollten so früh wie möglich schriftlich dokumentiert werden, ohne daß es zu diesem Zeitpunkt auf die Form ankommt. Mit gezielten Fragen lässt sich die Geschäftsidee dann auf Herz und Nieren überprüfen und optimieren.

3. Informationen und Beratung zur Existenzgründung

Wer in seinem Unternehmertest oder bei der Geschäftsidee noch Schwächen bzw. Lücken entdeckt oder insgesamt Zweifel verspürt, sollte sich die notwendige Gewißheit durch externe Beratung verschaffen. Neben der individuellen Existenzgründungsberatung gibt es viele Möglichkeiten, sich vor der Unternehmensgründung zu informieren oder weiterzubilden.

In jedem Falle lohnt sich ein Gespräch mit einem kompetenten IHK-Gründungsberater, um möglichst früh die Stärken und Schwächen der Geschäftsidee zu analysieren. Ein erfahrener Existenzgründungsberater kann die Erfolgs- und Gewinnaussichten realistisch beurteilen und bei einer passenden Finanzierung mithelfen.

4. Standort auswählen

Der Standort ist einer der wesentlichen Faktoren für den Erfolg und betrifft nahezu alle Aspekte und Bereiche eines Unternehmens:

  • Anzahl und Qualität der Kunden;
  • Lieferanten;
  • Konkurrenten und Wettbewerber;
  • Qualität und Kosten der Mitarbeiter;
  • Lebenshaltungskosten und -qualität;
  • Verkehrsanbindung und
  • sonstige Infrastruktur.

Den idealen Standort gibt es nicht. Vielmehr ergibt sich der beste Standort bei der Analyse der Vor- und Nachteile verschiedener Standorte und  Besonderheiten des Unternehmens sowie der rechtlichen Rahmenbedingungen.

5. Entscheidung über die Rechtsform

Der oder die Existenzgründer können sich aus dem Katalog der gesetzlich vorgesehenen Rechtsformen die am besten geeignete Rechtsform auswählen.

Zu den beliebtesten Rechtsformen gehören

  • die GmbH,
  • das Einzelunternehmen und
  • die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).

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Die GmbH ist in der Praxis nach wie vor die beliebteste Rechtsform für kleine und mittlere Unternehmen. Sie ist nahezu für jeden Zweck geeignet, sei es im Alleingang oder im Team. Nichtsdestotrotz sollte man die Vor- und Nachteile der GmbH für das eigene Vorhaben gegeneinander abwägen.

Das Einzelunternehmen ist die klassische Lösung für Existenzgründer, die sich alleine selbständig machen wollen. Niedrige Gründungskosten und einfaches Handling zeichnen diese Rechtsform aus. Eine Betriebshaftpflichtversicherung bzw. Vermögenshaftpflichtversicherung mit ausreichender Versicherungssumme ist angesichts der unbegrenzten Haftung des Inhabers ein Muss.

Die UG (haftungsbeschränkt) ist als sog. Mini-GmbH für Existenzgründer mit wenig Kapital die passende Alternative, um von Anfang an eine Kapitalgesellschaft mit Haftungsbeschränkung zu haben.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist die Standardlösung für Existenzgründer, die im Team und ohne allzu hohen Gründungskosten starten wollen.

Eine spätere Umwandlung eines Einzelunternehmens oder einer GbR in die GmbH sollte niemals ohne vorherige Beratung erfolgen.

6. Kapitalbedarf ermitteln

Finanzierungslücken und Liquiditätsprobleme gehören zu den häufigsten Ursachen, die junge Unternehmer zur Aufgabe zwingen. Mit der Finanzierung steht und fällt das Geschäft. Zu häufig werden die Einnahmen in den ersten 3 Jahren zu optimistisch und die Kosten in den ersten 5 Jahren zu gering geschätzt. Das ist besonders ärgerlich, wenn die Geschäftsidee großes Potential hatte.

Folgende Bestandteile sind von Bedeutung:

  • Welche Eigenmittel sind verfügbar (Eigenkapital)?
  • Gibt es zusätzliche Sicherheiten, die eingesetzt werden können?
  • Denke an die privaten Lebenshaltungskosten.

Es ist in jedem Fall empfehlenswert, den Kapitalbedarf mit einem Gründungsberater zu besprechen.

7. Businessplan erstellen

Der Businessplan ist ein wichtiger Bestandteil zur Vorbereitung einer Existenzgründung. Eine Fremdfinanzierung mit oder ohne Fördermittel ist ohne einen guten Businessplan nicht denkbar. Verpflichtende Vorgaben zur Form und zum Aufbau eines Businessplans gibt es nicht.

In der Praxis hat sich ein modularer Aufbau mit folgenden Kapiteln bewährt:

  • Zusammenfassung des Businessplans
  • Infos zum Existenzgründer
  • Beschreibung der Geschäftsidee
  • Unternehmensgegenstand
  • Marktübersicht und Branche
  • Marketing und Werbung
  • Unternehmensorganisation
  • Chancen und Risiken
  • Finanzierung
  • Anlagen zum Businessplan

Im übrigen zeichnet sich ein guter Businessplan vor allem durch eine einfache und klare Sprache aus, ohne sich in technischen Details zu verlieren.

8. Finanzierung sicherstellen

Der Kapitalbedarf zur Finanzierung einer Existenzgründung in Deutschland ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Im Durchschnitt liegt er unter 20.000 Euro. Drei Viertel aller Existenzgründer realisieren ihr Gründungsvorhaben ausschließlich mit eigenen Sach- oder Finanzmitteln.

Wer auf externe Mittel angewiesen ist, hat meist einen deutlich höheren Finanzierungsbedarf. Für rund die Hälfte dieser Existenzgründer sind Familie und Freunde erste Anlaufstellen. Etwa ein Viertel des Finanzierungsbedarfs wird aus dem näheren sozialen Umfeld gedeckt. Banken, Sparkassen und andere Kreditinstitute finanzieren im Schnitt etwa die Hälfte des Kapitalbedarfs mittels Darlehen. Ein Fünftel stammt von Förderbanken, bei denen sog. Förderkredite beantragt werden.

Das Finanzierungsgespräch mit einer Bank ist mit einem Businessplan gut vorzubereiten. Die Vorbereitung läuft stets nach folgendem Muster ab:

  • Kapitalbedarf ermitteln.
  • Übersicht über Finanzierungsformen erstellen.
  • Bankgespräch vorbereiten und üben.
  • Alternativen zur Hausbank suchen.
  • Öffentliche Fördermittel in Anspruch nehmen.

Bei einer Ablehnung der Finanzierung muss das nicht zwingend am Gründer oder an der Geschäftsidee liegen. Die klassische Finanzierung mittels Bankkredit war für Existenzgründer und junge Unternehmer schon in der Vergangenheit schwierig. Diese Situation hat sich in den vergangenen Jahren eher verschlechtert. Umso wichtiger ist es, die Alternativen zum klassischen Bankkredit zu kennen.

9. Unternehmensgründung

Die meisten Existenzgründer sind Einzelgänger. Die Realisierung des Gründungsvorhabens erfolgt hier durch Gründung einer GmbH oder eines Einzelunternehmens. Gründerteams agieren meistens in der Rechtsform einer GmbH oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR). Diverse Onlineportale und Rechtsanwälte bieten interessante Pakete zur Unternehmensgründung mit Festpreisen an.

Paket zur GmbH-Gründung

10. Gewerbeanmeldung oder Zulassung

In Deutschland herrscht Gewerbefreiheit. Die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit muss jedoch unverzüglich angezeigt werden. Dies erfolgt durch die Gewerbeanmeldung.

Für die Ausübung bestimmter gewerblicher Tätigkeiten ist eine besondere Gewerbeerlaubnis erforderlich, die in der Regel mit weiteren Auflagen verbunden ist.

Viele Handwerksberufe sind geschützt und dürfen in selbständiger Weise nur mit einem Meisterabschluss ausgeführt werden. Das Onlineportal der Handwerkskammern ist eine erste Anlaufstelle, um sich diesbezüglich näher zu informieren.

Gewerbeanmeldung und Gewerbeerlaubnis

Ebenso sind auch viele freie Berufe geschützt und bedürfen einer besonderen Zulassung durch die Kammer. Das Institut für freie Berufe bietet einen guten Überblick und auch eine individuelle Gründerberatung an.

Anmeldung als Freiberufler beim Finanzamt (mit Muster)

11. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Der Kontakt mit dem Finanzamt beginnt unmittelbar nach der Unternehmensgründung. Die erste Aufgabe ist die Übermittlung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Mit Erteilung der Steuernummer kann das Geld verdienen beginnen. Unter der Steuernummer werden die laufenden Steueranmeldungen und jährlichen Steuererklärunungen ans Finanzamt übermittelt. Umfang und Turnus der Erklärungspflichten sind abhängig von der Rechtsform und der Größe des Unternehmens.

Muster zur Korrespondenz mit dem Finanzamt

12. Einrichtung der Buchführung

Die Buchführung ist Teil des Rechnungswesens im Unternehmen und die Basis der externen Rechnungslegung einschließlich Jahresabschluß bzw. Gewinnermittlung für das abgelaufene Geschäftsjahr.

13. Risiken und Versicherungen

Ein Unternehmen bringt je nach Branche und Größe unterschiedliche Risiken mit sich. Während Einzelunternehmer für Schäden bei Dritten mit ihrem gesamten Vermögen haften, greift bei der UG haftungsbeschränkt oder GmbH eine sogenannte Haftungsbeschränkung. Ungeachtet dessen sind auch Kapitalgesellschaften aufgefordert, für betriebliche Risiken entsprechende Versicherungen abzuschließen.

Existenzgründer und junge Unternehmen sollten mit folgenden Fragen zunächst ihren Versicherungsbedarf ermitteln:

  • Welche Risiken muss ich in meinem betrieblichen und privaten Bereich versichern?
  • Kann ich diese Risiken durch Sicherungsmaßnahmen vermeiden oder minimieren?
  • Welche Risiken können im Ernstfall die gesamte wirtschaftliche Existenz gefährden?
  • Welche Versicherungen sind für mich verpflichtend?

Eine Betriebshaftpflichtversicherung oder Vermögenshaftpflichtversicherung gehört zum Standard. In einigen Berufen ist sie sogar zwingend.

14. Marketing und Werbung

15. Scheinselbständigkeit vermeiden

Die Abgrenzung zwischen Selbständigkeit und abhängiger Beschäftigung wird nur sehr allgemein in § 7 Abs. 1 SGB IV geregelt. Hiernach handelt es sich um eine (sozialversicherungspflichtige) Beschäftigung, wenn jemand den Weisungen des vermeintlichen Auftraggebers unterliegt und in dessen Arbeitsorganisation eingebunden ist. Man spricht von einer Scheinselbständigkeit, wenn der vermeintlich „selbständige Unternehmer“ oder „freie Mitarbeiter“ in Wirklichkeit Beschäftigte/r eines Unternehmens i.S.d. § 7 Abs. 1 SGB IV sind.

Schnelltest zur Scheinselbständigkeit:

  1. Regelmäßig und dauerhaft nur für einen Auftraggeber tätig.
  2. Die Art und Weise der Tätigkeit für den Auftraggeber ist typisch für einen Angestellten im Unternehmen.
  3. Feste Arbeitszeiten und/oder fester Arbeitsplatz im Unternehmen des Auftraggebers.
  4. Nutzung der Fahrzeuge, Maschinen, Computer oder anderer Einrichtungen des Auftraggebers.

Die Gefahr einer Scheinselbständigkeit betrifft vor allem Subunternehmer und freie Mitarbeiter, die ohne Unternehmerrisiko dauerhaft nur für einen Auftraggeber arbeiten.

Die korrekte Abgrenzung anhand der richtigen Fragen ist im Einzelfall keinesfalls einfach. Existenzgründer und junge Unternehmer sollten jedoch nicht völlig ahnungslos in die Falle der Scheinselbständigkeit geraten.

16. Rentenversicherungspflicht für selbständige Unternehmer prüfen

Die gesetzliche Rentenversicherungspflicht für selbständige Unternehmer oder Freiberufler findet ihre Rechtsgrundlage in § 2 SGB VI sowie im Künstlersozialversicherungsgesetz. Hiernach unterliegen

  • bestimmte Berufsgruppen und
  • selbständige Unternehmer mit nur einem Auftraggeber und ohne eigene sozialversicherungspflichtige Beschäftigte

einer Pflichtmitgliedschaft in der gesetzlichen Rentenversicherung.

Für Existenzgründer i.S.d. § 2 S. 1 Nr. 9 SGB IV (arbeitnehmerähnliche Selbständige) besteht für die ersten 3 Jahre nach erstmaliger Aufnahme der selbständigen Tätigkeit die Möglichkeit, sich von dieser gesetzlichen Rentenversicherungspflicht befreien zu lassen.

17. Weiterführende Informationen zur Existenzgründung

Hier findet man weiterführende Informationen zur Existenzgründung:

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