Kassenbuch richtig führen

Unternehmen mit Bareinnahmen geraten immer mehr ins Blickfeld der Finanzverwaltung und müssen daher peinlichst darauf achten, das Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen. Der Kampf gegen das Bargeld wird an allen Fronten geführt und die Steuerrecht ist das schärste Schwert. Mit der Kassenschau hat das Finanzamt nunmehr ein weiteres Instrument, unangekündigte Prüfungen bei Unternehmen vorzunehmen und das Kassenbuch in Augenschein zu nehmen. Geprüft wird die ordnungemäße Aufzeichnung und Buchung der Bareinnahmen- und ausgaben. Gefährlich ist diesbezüglich übrigens der Irrtum, dass Steuerehrlichkeit vor Steuernachforderungen seitens der Finanzverwaltung schützt.

Was ist ein Kassenbuch?

In vielen Branchen sind Bareinnahmen und -ausgaben an der Tagesordnung und lassen sich so schnell auch nicht auf elektronisches Geld umstellen. Unternehmen im Einzelhandel und in der Gastronomie sind daher am meisten betroffen von den neuen Möglichkeiten der Kassennachschau. Unternehmen müssen im Kassenbuch alle Ein- und Auszahlungen in schriftlicher Form festhalten und gegenüberstellen. Der tägliche Saldo aus Einnahmen und Ausgaben muss dem tatsächlichen Bargeldbestand in der Kasse entsprechen. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sind mit folgenden Angaben zu dokumentieren:

  • Datum,
  • Belegnummer,
  • Buchungstext zuf Beschreibung des Geschäftsvorfalls,
  • Betrag und Währung,
  • Umsatzsteuersatz,
  • Höhe der Umsatzsteuer und
  • aktualisierter Kassenbestand.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Bei der Frage wer ein Kassenbuch führen muss, spielen einige Faktoren eine Rolle. Zunächst einmal hängt die Pflicht zum Führung eines Kassenbuchs von der Art der eigenen Buchhaltung ab. Auch die Häufigkeit der Durchführung von Bargeschäften spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Ausnahmen von der Pflicht zum Kassenbuch gelten beispielsweise dann, wenn der selbständige Unternehmer eine Einnahmen-Überschussrechnung erstellt. Demnach sind Einzelunternehmer, Unternehmen mit niedrigen Umsätzen und Freiberufler von der Pflicht zur Kassenbuchführung ausgenommen.

Fehler bei der Kassenbuchführung vermeiden

Einer der häufigsten Fehler im Zusammenhang mit Belegen ist es, dass sie NICHT chronologisch nachvollziehbar sind. Für jede einzelne Kassenbewegung MUSS ein Beleg existieren, das gilt auch für Privatentnahmen. Anhand der einzelnen Bewegungen müssen die Belege zudem chronologisch nachvollziehbar sein. Beim Belege sammeln ist also unbedingt Ordnung zu halten. Während es früher üblich war, ein Kassenbuch händisch zu führen, ist dies heute in vielen Fällen nicht mehr zeitgemäß. Es existieren eine Vielzahl von Lösungen, die das Führen eines Kassenbuchs auch digital ermöglichen, idealerweise verbunden mit einer Kassenbuch Vorlage. Wichtig ist jedoch, dass die elektronischen Lösungen von der Finanzverwaltung anerkannt sind.

Fehler in der Kassenbuchführung lassen schnell auf eine nicht ordnungsgemäße Buchhaltung schließen und werden vom Finanzamt nicht akzeptiert. In solchen Fällen kann es entweder passieren, dass das zuständige Finanzamt zur Ergänzung bzw. Korrektur der Einträge auffordert oder aber diese Berichtigungen anhand von Schätzungen (meist zum Nachteil des Betroffenen) selbst durchführt. Hinzuschätzungen können den Jahresüberschuss merklich beeinträchtigen. Je nach Schwere der Verstöße können darüber hinaus auch Bußgelder festgesetzt oder Steuerstrafverfahren eingeleitet werden.

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