Aktuelle Entwicklungen zum Thema Reisekostenabrechnungen

Ein Vorteil der digitalisierten Neuzeit ist es, dass dem Unternehmer und Firmengründer viele hilfreiche Apps zur Seite stehen, die dabei helfen, Finanzen und Unternehmensmanagement zu steuern. Die aktuellen Gesetzesänderungen zum Reisekostenrecht ab 2021 lassen die Frage aufkommen, ob auch die Reisekostenabrechnungen per App umgesetzt werden können und welche Angaben und Aufwände dafür notwendig sind. Hier gibt es den Überblick.

Neue Gesetzesgrundlage zu Reisekostenabrechnungen ab 2021

Seit dem 01. Januar 2021 gelten die neuen Regelungen des Reisekostenrechts. Sie befassen sich vor allem mit Anpassungen bei den Sachbezugswerten und den Auslandspauschalen. Deshalb haben sie auch großen Einfluss, auf die Abrechnung von Reisekosten der Inhaber oder Mitarbeiter. Spezifisch behandelt die Neuerung die Themenbereiche:

  • Erste Tätigkeitsstätte, auswärtige Tätigkeit, weiträumiges Tätigkeitsgebiet;
  • Verpflegungsmehraufwendungen;
  • Steuerliche Erfassung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten während einer auswärtigen Tätigkeit;
  • Kosten der Unterkunft;
  • Reisenebenkosten, insbesondere Bewirtungskosten.

Denken wir nun an eine App, die uns dabei hilf die Abrechnung von reisebezogenen Kosten durchzuführen, ist also eine Unmenge an Daten zu jedem Angestellten festzuhalten, der eine auswärtige Tätigkeit durchgeführt hat. Damit die Planung einfach und gesetzestreu ist, aber trotzdem ökonomisch, muss eine gute Lösung für Protokollierung und Langzeitarchivierung von reisebezogenen Daten und Ausgaben erstellt werden.

Apps wie N2F erleichtern uns das, indem zum Beispiel Belege einfach mit einem Foto fotografiert werden können und durch das Programm in Textform alle wichtigen Informationen extrahieren.

Die erste Tätigkeitsstätte

Die erste Tätigkeitsstätte ist standortgebunden und dient dem Arbeitgeber, einem verbundenen Unternehmen oder einem von ihm ernannten Dritten als Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber teilt sie dem Arbeitnehmer als festen Standpunkt zu. Die Dokumentation für diese Zuordnung muss nicht schriftlich festgehalten werden. An der Tätigkeitsstätte muss der Arbeitnehmer zumindest in kleinem Umfang im Rahmen des Arbeitsverhältnisses arbeiten. Das Homeoffice-Arbeitszimmer sind davon ausgeschlossen, eine erste Tätigkeitsstätte sein zu können.

Dabei ist es egal, ob 80 % der Arbeit an Ort A stattfinden und nur 20 % an Ort B. Ist Ort B die zugeordnete erste Arbeitsstätte des Arbeitnehmers, bleibt sie das.

Verpflegungsmehraufwendungen

Ab einer Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte von über 8 Stunden gibt es eine tägliche Verpflegungsmehraufwendungen-Pauschale von 14 €. Diese 8 Stunden können auch über zwei Kalendertage stattfinden, wenn es Nachtarbeit ist und keine Übernachtung stattfindet.

Für die Berechnung der Pauschale werden die Arbeitsstunden der beiden Tage zusammengerechnet und für einen Tag genutzt. Das Gleiche gilt auch, wenn man an einem Tag nicht am Stück aber mehrfach abwesend ist und damit die 8 Stunden erreicht.

Erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber während der Auswärtstätigkeit eine „übliche Mahlzeit“, das heißt mit Getränken bis 60 €, wird der Betrag nach der Sozialversicherungsordnung mit einem amtlichen Sachbezugswert bewertet. Das heißt als Geld oder einer Entschädigung, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber bekommen hat, die aber nicht als Gehalt zählt. In dem Fall wird die Verpflegungspauschale täglich gekürzt.

Von der Pauschale bleibt dann:

– 20 % der 14 € für ein Frühstück

– 40 % der 14 € für ein Mittag- oder Abendessen

Essensmarken bei Auswärtstätigkeit

Gibt der Arbeitgeber innerhalb von drei Monaten während einer Auswärtstätigkeit Essensmarken aus, wird es als Vergünstigung einer vom Arbeitnehmer gezahlten Mahlzeit berechnet und nicht als gestellte Mahlzeit durch den Arbeitgeber.

Nach den drei Monaten werden auch die Essensmarken (Gutscheine & Restaurantschecks) als Sachbezugswert bewertet.

Reisenebenkosten bei Fahrtätigkeit

Die Reisenebenkosten sind alle tatsächlichen Aufwendungen für die Umsetzung der Reise. Darunter fallen z. B.:

  • Befördern & Aufbewahren von Gepäck
  • Schrift- & Telekommunikationsverkehr beruflichen Inhalts
  • Parkplatznutzung
  • Schadensbeseitigung bei Verkehrsunfällen
  • Ersatz beschädigter oder abhandengekommener Gegenstände beruflichen Zwecks

Der Arbeitnehmer muss diese Nebenkosten mit geeigneten Belegen nachweisen und bei fraglichen Kosten glaubhaft machen, dass die Kosten aufgrund der Arbeitssituation entstanden sind. Nicht dazu gehören zum Beispiel private Telefongespräche, Minibar oder der Verlust von Wertsachen.

Übernachtet ein Arbeitnehmer bei der Auswärtstätigkeit in dem durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Fahrzeug (z. B. LKW), statt anderweitig eine Verpflegungspauschale zu beanspruchen, wird jeder Kalendertag mit 8 € Pauschale abgegolten. Auch jeder Mitfahrende, der dort übernachtet, kann dies anrechnen lassen.

Fazit

Bei Reisekostenabrechnungen sind viele komplexe steuerrechtliche Berechnungen und Entschädigungssummen für Kosten zu beachten, die bei auswärtigen Arbeiten entstehen. Damit ein Unternehmen die dafür notwendige Datenmenge immer zur Hand hat, hilft eine App zum Durchführen der Reisekostenabrechnungen. Diese sind immer up-to-date und richten sich nach den aktuellen rechtlichen Vorgaben.

Titelbild: Foto von Lisa von Pexels

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