Wichtige Geschäftsbriefe

Geschäftsbrief unterschreibenGeschäftsbriefe sind in der Unternehmenspraxis trotz E-Mail nicht wegzudenken. Mit Geschäftsbriefen kommunizieren Unternehmen mit ihren Kunden, Lieferanten und Behörden und nicht zuletzt werden Verträge durch Geschäftsbriefe begründet und beendet.

Der Begriff Geschäftsbrief ist umfassend und beinhaltet den gesamten externen Schriftverkehr eines Unternehmens, d.h. jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmens, unabhängig davon, ob diese Mitteilungen schriftlich, per E-Mail oder als Fax übermittelt werden. Ein Geschäftsbrief ist jedoch mehr als das und fungiert auch als Aushängeschild eines Unternehmens nach außen. Im schriftlichen Umgang mit Kunden, Lieferanten und Behörden müssen Geschäftsbriefe gesetzlich definierte Unternehmensangaben enthalten, so daß es sich von Anfang lohnt, eine Vorlage für Geschäftsbriefe vorzubereiten. Wer noch professioneller starten will, lässt sich Briefpapier mit den notwendigen Unternehmensangaben designen und drucken. Nachfolgend will ich die wichtigsten Geschäftsbriefe in alphabetischer Reihenfolge vorstellen:

Angebot

Das Angebot ist meist der erste Kontakt zwischen Unternehmen und Kunden. Ein perfektes Angebot (Muster eines Angebots) beschreibt den Gegenstand bzw. die Leistung inhaltlich so umfangreich und detailliert, dass der Kunde durch ein einfaches „Ja“ darauf reagieren kann. Die folgende Checkliste hilft dabei, keine wesentlichen Angaben im Angebot zu vergessen:

  • Betreff: Datum und Nummer des Angebots und ggf. Ansprechpartner;
  • Einleitung: Danksagung für das Interesse oder individuelle Einleitung;
  • Produktbeschreibung: Genaue Angaben über Art, Beschaffenheit, Güte, Menge und Preis;
  • Lieferbedingungen;
  • Befristung des Angebots;
  • Einschränkung des Angebots: „unverbindlich“, „freibleibend“, „ohne Obligo“;
  • Erfüllungsort und Transportkosten;
  • Hinweis auf Allgemeine Geschäftsbedingungen und/oder Verkaufs- und Lieferbedingungen;
  • Hinweis auf Anlagen.

Ein Angebot auf Anfrage eines Kunden sollte darüber hinaus dessen individuelle Fragen beantworten. enthält mindestens die Antworten auf alle Fragen des Kunden. Ein Blindangebot sollte so umfassend sein, dass keine Rückfragen des Kunden notwendig sind.

Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung enthält die Annahme einer Bestellung oder eines Auftrags, meist verbunden mit Änderungen gem. § 150 Abs. 2 BGB. Es handelt sich bei der Auftragsbestätigung somit meist um ein erneutes Angebot des Unternehmers gegenüber einem Kunden.
Die Auftragsbestätigung bietet sich in der Praxis immer dann an, wenn die telefonische Bestellung eines Kunden schriftlich bestätigt werden soll oder wenn eine Bestellung mit veränderten Konditionen erfüllt werden soll (z.B. Einbeziehung der AGB, Änderungen im Preis oder in der Qualität.

Bestellung

Eine Bestellung ist die verbindliche Aufforderung eines Kunden an einen Hersteller, Händler oder Dienstleister, ein bestimmtes Produkt zu liefern oder eine Leistung zu erbringen. Erfolgt die Bestellung auf ein Angebot, kommt durch die Bestellung unmittelbar ein Vertrag zustande.
Ansonsten reagiert ein Unternehmen auf eine Bestellung (ohne zugrundeliegendes Angebot) regelmäßig durch eine Auftragsbestätigung, entsprechende Lieferung oder Erbringung der Dienstleistung. Eine Bestellung kann übrigens noch widerrufen werden, wenn der Widerruf gleichzeitig mit der Bestellung oder vor der Bestellung beim Empfänger eintrifft. Dies kann sowohl schriftlich (z.B. per Telefax) oder mündlich (z.B. telefonisch) erfolgen.

Mahnung

Im Unternehmensalltag kommt es heutzutage leider immer wieder vor, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. Hier muß der Unternehmer entsprechend reagieren, ggf. zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, gefolgt von einer deutlichen Zahlungsaufforderung (= Mahnung), aus der sich zahlreiche Rechtsfolgen für den Schuldner ergeben, insbesondere der Schuldnerverzuges. Der Inhalt einer Mahnung (Muster einer 1. Mahnung) kann je nach Gegenstand und Kunde unterschiedlich sein, aber in jedem Fall muß sich aus der Mahnung zweifelsfrei ergeben, welche Leistung gefordert wird. Auch wenn in der Praxis oft bis zu 5 Mahnungen (Muster unterschiedlicher Mahnungen) geschrieben werden, unterscheidet man eigentlich nur zwischen der ersten und letzten Mahnung. Wichtig istimmer  die Gewißheit und der prozeßsichere Nachweis, dass die Mahnung auch ordnungsgemäß beim Schuldner zugestellt wurde, z.B. durch Bote, per Telefax oder per (Einwurf-)Einschreiben.

Mängelanzeige, Reklamation

Eine Mängelanzeige bzw. Reklamation gegen über einem Lieferanten oder Auftragnehmer wird immer dann erforderlich, wenn die gelieferte Ware oder die ausgeführte Dienstleistung aus Sicht des Bestellers nicht mit der Bestellung übereinstimmt und daher so nicht akzeptiert wird.
Für die Mängelanzeige bzw. Reklamation ist aus Beweisgründen immer die Schriftform empfehlenswert.

Bildnachweis: © lichtmeister – Fotolia.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.