Forderungsmanagement

Rechnung und GeldDas Forderungsmanagement beginnt bereits bei der Abgabe eines Angebots, spätestens jedoch vor Auslieferung der Waren oder Erbringung der Leistungen, und beinhaltet auch ein automatisiertes und konsequentes Mahnungswesen.

Eine der häufigten Ursachen für Unternehmensinsolvenzen ist und bleibt der Ausfall eigener Forderungen gegenüber Kunden. Aus diesem Grund hat sich der Bereich „Forderungsmanagement“ etabliert, der Teil des betrieblichen Rechnungswesens ist und die Überwachung der eigenen Forderungen übernimmt, um jederzeit die eigene Liquidität zu erhalten.

Gerade junge Unternehmen sind dringend darauf angewiesen, daß ihre Rechnungen schnell bezahlt werden, um die notwendige Liquidität für Investitionen und die Erfüllung von Verbindlichkeiten zu erhalten. Lieferanten oder Dienstleister müssen sich daher stets bewusst sein, daß sie bei entsprechender Vorleistung ihrem Kunden einen Lieferantenkredit gewähren, der immer mit gewissen Risiken verbunden ist. Ein gutes Forderungsmanagement beginnt daher bereits in diesem Stadium, d.h. mit der Einholung von Auskünften und Bonitätsinformationen über den Kunden vor Erbringung der Leistung oder Warenlieferung. Ein gängiger Weg ist die Einholung einer entsprechenden Auskunft von einer Wirtschaftsauskunftei, die neben der korrekten Firmierung regelmäßig auch Informationen über die Gesellschafter und Bonität des Betriebes enthält. Die Kosten pro Auskunft bewegen sich je nach Umfang der gewünschten Informationen zwischen EUR 5,00 und EUR 50,00.

Bei großem Kundenbestand ist auch die kontinuierliche und umfassende Überprüfung der Kundendaten und der Abgleich mit den Daten großer Wirtschaftsdatenbanken empfehlenswert. Einer der großen Anbieter solcher Wirtschaftsdatenbanken ist z.B. databyte, der lt. eigenen Angaben 50 Millionen vernetzte Daten über deutsche Unternehmen und deren Führungskräfte tagesaktuell und online zur Verfügung stellt.

Bei kleineren Betrieben mit überschaubarer Anzahl von Kunden ist der Unternehmer gefordert, zumindest sog. Frühwarnstufen in sein Forderungsmanagement einzubauen, die auf Liquiditätsengpässe bei seinen Kunden hinweisen. Anzeichen solcher Liquiditätsengpässe sind beispielsweise häufig wechselnde Bankverbindungen oder Änderungswünsche bei der Zahlungsweise, insbesondere der Wunsch zur Verlängerung der Zahlungsfristen. Kritisch zu sehen ist die wiederholte Überschreitung des vereinbarten Zahlungsziels oder nicht eingelöste Lastschriften auf dem Geschäftskonto. Erhöhte Wachsamkeit bzw. Vorschüsse oder Barzahlung bei Lieferung ist angesagt, wenn solche Anzeichen mit Änderungen in der Geschäftsführung verbunden sind, weil in diesen Fällen häufig die Insolvenz nicht mehr weit weg ist. Das gleiche gilt, wenn ein Betrieb seinen Sitz in einen anderen Registerbezirk verlegt, die Firmierung und die Geschäftsführer gewechselt werden. Das sind klare Anzeichen für die Vorbereitung einer Unternehmensinsolvenz.

Für ein gutes Forderungsmanagement sind auch konkrete Zahlungstermine bzw. klare Zahlungsziele erforderlich, verbunden mit der korrekten Verwendung Allgemeiner Geschäftsbedingungen, wo ein Eigentumsvorbehalt bis zur vollständigen Bezahlung der gelieferten Waren ein Mindestmaß an Sicherheit bringt.

Eines der wichtigsten Elemente eines guten Forderungsmanagements ist jedoch ein konsequentes und möglichst weitgehend automatisiertes Mahnungswesen, das auf den Daten aus der Buchhaltung aufsetzt. Spätestens nach einer freundlichen Zahlungserinnerung und einer ersten Mahnung sollte das direkte Gespräch mit dem Kunden gesucht werden, um den Sachverhalt aufzuklären und Lösungen zu finden. Hilft auch dies nicht weiter, sollte der Unternehmer mit einer letzten Mahnung gerichtliche Schritte ankündigen und bei erneutem erfolglosen Fristablauf einleiten.

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