Sicher dank Forderungsmanagement

Ein effektives Forderungsmanagement im Unternehmen beginnt bereits bei Abgabe des Angebots, spätestens jedoch vor Warenauslieferung oder Leistungserbringung. Professionelle Bonitätsprüfung, zügige Rechnungsstellung, branchenübliche Zahlungsziele und ein automatisiertes Mahnwesen sind wichtige Bestandteile eines solchen Forderungsmanagements.

Inhalt:

  1. Warum Forderungsmanagement wichtig ist
  2. Forderungsmanagement beginnt mit Bonitätsprüfung
  3. Frühwarnsysteme einrichten
  4. Zügig ordnungsgemäße Rechnung schreiben
  5. Branchenübliche Zahlungsziele und Skonto nutzen
  6. Zahlungseingänge überwachen
  7. Zahlungserinnerung und Mahnung
  8. Factoring als Alternative

1. Warum Forderungsmanagement wichtig ist

Liquiditätskrisen infolge des Ausfalls eigener Forderungen gegenüber Kunden gehören zu den häufigsten Ursachen der Unternehmensinsolvenzen. Aus diesem Grund ist ein gutes Forderungsmanagement als Teil des betrieblichen Rechnungswesens so wichtig. Bei der GmbH gehört es sogar zu den zentralen Aufgaben der Geschäftsführer. Für junge Unternehmen ohne liquide Rücklagen ist es überlebensnotwendig, daß sie die fristgemäße Bezahlung ihrer Rechnungen überwachen.

2. Forderungsmanagement beginnt mit Bonitätsprüfung

Lieferanten und Dienstleister müssen sich stets bewusst sein, daß sie bei entsprechender Vorleistung ihren Kunden einen Lieferantenkredit gewähren. Ein gutes Forderungsmanagement beginnt daher vor Warenauslieferung oder Leistungserbringung mit einer Bonitätsauskunft über den Kunden. Ein gängiger Weg ist die Einholung einer Bonitätsauskunft von einer Wirtschaftsauskunftei. Diese enthält neben der korrekten Firmierung regelmäßig auch Informationen über die Gesellschafter und Bonität des Betriebes. Die Kosten pro Auskunft bewegen sich je nach Umfang der gewünschten Informationen zwischen EUR 5,00 und EUR 50,00. Bei Kunden mit schlechter Bonität können die Unternehmen entsprechende Vorsichtsmaßnahmen ergreifen. In der Praxis sind Vorschüsse, Abschlagszahlungen oder andere Sicherheiten (Eigentumsvorbehalt) gebräuchlich.

Unternehmen mit großem Kundenbestand ist auch die kontinuierliche und umfassende Überprüfung der Kundendaten und der Abgleich mit den Daten großer Wirtschaftsdatenbanken zu empfehlen. Einer der großen Anbieter solcher Wirtschaftsdatenbanken ist databyte, der lt. eigenen Angaben 50 Millionen vernetzte Daten über deutsche Unternehmen und deren Führungskräfte tagesaktuell und online zur Verfügung stellt.

3. Frühwarnsysteme einrichten

Bei kleineren Betrieben mit überschaubarer Anzahl von Kunden ist die Einrichtung eines Frühwarnsystems im eigenen Forderungsmanagement sehr hilfreich. Es gibt zahlreiche Frühindikatoren, die auf finanzielle Probleme oder Liquiditätsengpässe bei Kunden hinweisen. Dazu gehören folgende Frühindikatoren:

  • Wechselnde Bankverbindung;
  • Änderungswünsche bei der Zahlungsweise, insbesondere Anfragen zur Verlängerung der Zahlungsfrist;
  • Wiederholte Überschreitung des vereinbarten Zahlungsziels;
  • Nicht eingelöste Lastschriften auf dem Geschäftskonto;
  • Nicht vereinbarte Ratenzahlungen.

Erhöhte Wachsamkeit ist angesagt, wenn solche Frühindikatoren mit weiteren Änderungen bei Kunden verbunden sind.

Eine Insolvenz ist in diesen Fällen erfahrungsgemäß nicht mehr weit weg.

4. Zügig ordnungsgemäße Rechnung schreiben

Im Normalfall liegt die Rechnung bei Auslieferung der Ware oder Fertigstellung der Leistung schon vor und kann dem Kunden zügig ausgehändigt oder übersandt werden. Achten Sie darauf, die Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorschriften ordnungsgemäß auszustellen. Ungenauigkeiten, Fehler oder Abweichungen gegenüber dem Angebot nutzen Kunden gerne, um die Zahlung hinauszuschieben.

5. Branchenübliche Zahlungsziele und Skonto nutzen

Im Sinne eines guten Forderungsmanagements halten sich Unternehmen möglichst an die branchenüblichen Zahlungsziele (Zahlungstermine). Anreize zur schnelleren Zahlung (Skonto) können individuell genutzt werden.

6. Zahlungseingänge der Kunden überwachen

Zahlt der Kunde eine Rechnung bar oder durch Überweisung auf das Geschäftskonto, erfolgt eine entsprechende Buchung im Rahmen der Buchführung des Unternehmens. In der Regel ist die Zahlung über die Kunden- oder Rechnungsnummer einer konkreten Forderung zuzuordnen. Je nach Buchführungssoftware wird der Forderungsausgleich voll oder teilweise automatisiert vorgenommen.

Kundenkonten mit offenen Forderungen können auf diese Weise täglich, wöchentlich oder monatlich wie folgt abgestimmt werden:

  • Buchungsfehler ausgeschlossen?
  • Warenlieferung oder Leistungerbringung vollständig?
  • Versand einer ordnungsgemäßen Rechnung?
  • Zahlungstermin überschritten?
  • Gibt es eine Reklamation seitens des Kunden?

7. Zahlungserinnerung und Mahnung

Hat der Kunde eine ordnungsgemäße Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist bezahlt, wird ein Mahnverfahren in Gang gesetzt. Es ist die letzte Stufe eines guten Forderungsmanagements und beginnt regelmäßig mit einer freundlichen Zahlungserinnerung.

8. Factoring als Alternative zum Forderungsmanagement

Beim Factoring verkauft das Unternehmen seine Forderungen gegenüber Kunden oder einen Teil davon an ein Factoring-Unternehmen. Als Gegenleistung erhält das Unternehmen zunächst den Nennbetrag der Forderungen abzüglich eines Risikoabschlags. Sobald der Schuldner die Forderung an das Factoring-Unternehmen bezahlt hat, wird der Rest abzüglich der Gebühren und Zinsen an das Unternehmen ausbezahlt.

Das Factoring eignet sich vor allem für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Kunden und vielen Kleinbetragsrechnungen. Dessen ungeachtet nutzen es auch schon etliche Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte oder Steuerberater). Auf diese Weise wird das Forderungsmanagement größtenteils auf einen Dienstleister übertragen, der sich auf den Umgang mit Forderungen spezialisiert hat

Ratgeber zum Forderungsmanagement

Ratgeber zum Forderungsmanagement von formblitz.de

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