Informationsmanagement mittels moderner ECM-Systeme

Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM-Systeme) vereinfachen den Umgang mit Informationen aller Art enorm und helfen somit Inhalte effizient zu verwalten. Wer ein Unternehmen gründet, sollte von Anfang an möglichst viele Aspekte der effektiven und erfolgreichen Unternehmensführung berücksichtigen. Ein effektives Informationsmanagement auf Basis eines ECM-Systems wird hierbei zunehmend wichtiger. Neben den durchaus wichtigen Themen wie Businessplan, Finanzierung oder Geschäftsidee gibt es viele weitere Punkte, die zu einer erfolgreichen Unternehmensführung gehören. Der Umgang mit Informationen und Dokumenten aller Art wird dabei in vielen Fällen nicht so sehr beachtet, ist jedoch nicht nur aufgrund der sich ändernden Datenschutzgesetze äußerst wichtig.

Vorteile der ECM-Systeme

Der Umgang mit Informationen ist heute komplexer als je zuvor, aber für die optimale Steuerung der Arbeitsabläufe im Unternehmen von außerordentlich großer Bedeutung. Unmengen an verschiedenen

  • Dokumenten,
  • Rechnungen,
  • Verträgen,
  • Korrespondenzen,
  • E-Mails oder
  • Angeboten

laufen innerhalb eines Unternehmens zusammen. Gegenüber einer reinen Ablage von Informationen auf einem Server bieten ECM-Systeme eine Reihe von Vorteilen. Die Vorteile ergeben sich im wesentlichen aus der Archivierung unterschiedlicher Dateisysteme innerhalb eines Systems. Auch in Bezug auf Sicherheit ergeben sich zahlreiche Vorteile.

So können einzelne Dokumente beispielsweise von Anwendern verändert werden, wobei jedoch stets eine vorherige Version bestehen bleibt. So können Änderungen nachvollzogen werden oder sogar versehentliche Löschungen verhindert werden. Zudem können bestimmte Personen von einem Zugriff / einer Veränderung der Dokumente ausgeschlossen werden. Um weitere Sicherheit zu gewährleisten, muss jedes Dokument nach einer Veränderung von einem zuständigen Mitarbeiter geprüft werden. Weiterhin ist es möglich, innerhalb einer einzigen Software format-übergreifend zu arbeiten. Gescannte Dokumente, Office-Dateien, PDF, CAD oder Faxe, können alle innerhalb der Software abgelegt und verwaltet werden. Weitere Informationen zu den Vorteilen eines ECM-Systems findet man auch hier.

Was entsprechende Systeme leisten können

ECM-Systeme unterstützen alle organisatorischen Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens anfallen. Inhalte und Dokumente aller Art werden durch ein solches System effizient erfasst, verwaltet, gespeichert und können zudem systemübergreifend bereitgestellt werden. Die wichtigsten ECM-Komponenten lassen sich in 4 Kategorien einteilen:

Erfassung

Die Erfassung von Informationen wird auch als Input bezeichnet. Alles, was analoge oder digitale Informationen erstellen, erfassen und bearbeiten kann, fällt in diese Kategorie. Von der einfachen Erfassung einer Information bis hin zur komplexen, automatisierten Aufarbeitung und Klassifizierung der Information werden hier alle Bereiche abgedeckt.

Verwaltung

Hier werden die Informationen verwaltet, bearbeitet und letztlich genutzt. Dafür stellt das ECM-System unterschiedliche Datenbanken zur Verfügung. Die Informationen können dabei für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden oder aber nur für autorisierte Personen zugänglich gemacht werden. Weiterhin stellt das System umfangreiche Such- und Navigationsfunktionen und unterschiedliche Visualisierungen zur Verfügung.

Speicherung

Selbstverständlich sind ECM-Systeme auf eine langfristige Speicherung von Informationen ausgelegt. Durchaus können Zwischenspeicher zum Einsatz kommen. Es gibt auch CM-Lösungen, die erdbasiert funktionieren, und Informationen somit unabhängig vom unternehmenseigenen Netzwerk zur Verfügung stellen können.

Sicherung

Die Sicherung der Informationen beinhaltet Richtlinien für die Einhaltung und Gewährleistung bestimmter gesetzlicher Richtlinien und Regelungen.

Welches ECM-System ist das richtige?

Es gibt eine Reihe unterschiedlicher ECM-Systeme auf dem Markt. Neben der reinen Digitalisierung von Papierinformationen und Bereitstellung aller Informationen in einem System kann ein ECM-System auch wesentlich dazu beitragen, Unternehmensprozesse zu verbessern. Geschäftsabläufe können strukturiert, vereinfacht und beschleunigt werden. Welches ECM-System das beste für das jeweilige Unternehmen ist, kann nicht pauschal beantwortet werden. Wichtig ist es, dass in alle bereits bestehenden Office-Anwendungen integriert werden kann.

Die Unterschiede der einzelnen ECM-Systeme liegen oft im Detail. Wer eines der verfügbaren ECM-Systeme in seinem Unternehmen integrieren möchte, sollte sich für das System entscheiden, welches am besten zu den individuellen Herausforderungen und den Besonderheiten des jeweiligen Geschäftsmodells des Unternehmens passt. Helfen kann es dabei sich folgende Fragen zu beantworten:

Ist das ECM zukunftssicher?

Selbstverständlich lässt sich diese Frage in den schnelllebigen digitalen Zeiten nicht mit absoluter Wahrscheinlichkeit beantworten, dennoch gibt es einige Aspekte, die man in dieser Hinsicht überprüfen sollte. Wenn das System beispielsweise von vielen Anwendern genutzt wird, ist es beispielsweise Wahrscheinlicher, dass es auch weiterentwickelt wird. Auch, ob moderne Apps oder Cloud-Lösungen zum Funktionsumfang des ECM-Systems gehören, ist ein Hinweis auf dessen Zukunftsfähigkeit.

Lässt sich das System in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren?

Wichtig ist, dass alle bestehenden Anwendungen (E-Mail-System, Office System etc.) nahtlos in das ECM-System integriert werden können.

Kann das ECM-System „mitwachsen“?

Wenn das Unternehmen wächst und plötzlich mehr Mitarbeiter auf das System zugreifen müssen, ist es wichtig, dass das System dies auch ermöglicht. Hier sollte man also von Beginn an eine Skalierbarkeit des Systems denken. Andernfalls muss im Nachhinein auf ein anderes System gewechselt werden, was mitunter problematisch werden kann.

Wenn man sich genügend zeit mit der Auswahl eines passenden ECM-Systems nimmt, kann ausgeschlossen werden, dass man nicht in ein Produkt investiert, welches nach einiger Zeit nicht mehr zum Unternehmen passt. Eine solide ECM-Lösung sollte in keinem modernen Unternehmen fehlen.

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