Offene Rechnungen effektiv mahnen

Offene Rechnungen effektiv mahnen gehört ebenso zum täglichen Geschäft eines selbständigen Unternehmers oder Freiberuflers wie die Kundenakquise, das Erstellen von Angeboten oder ein erfolgreiches Marketing. Seltsamerweise scheuen sich selbständige Unternehmer und Freiberufler davor, einen säumigen Kunden zu mahnen, wodurch die Geschäftsbeziehung auch vergiftet werden kann. Eine Mahnung soll nicht viel Arbeitszeit kosten und erfolgt idealerweise automatisiert. Eine zu frühe Mahnung im falschen Ton kann natürlich dazu führen, dass sich Kunden ärgern und den Anbieter wechseln. Deshalb ist es wichtig, den Ablauf und die üblichen Formalitäten des Mahnverfahrens von Anfang an zu beherrschen, da anderenfalls schnell Liquiditätsengpässe auftauchen oder Kunden weglaufen.

Effektiv mahnen- So geht es

Wenn es um Mahnungen wegen offener Rechnungen geht, ist vor allen Dingen eines wichtig: Einfachheit und eine Struktur, die immer wieder verwendet werden kann. Muster und Vorlagen verschiedener Mahnungen je nach Mahnstufe erleichtern die Arbeit und erhöhen die Effektivität. Bei Unternehmen mit doppelter Buchführung (Debitoren) generiert idealerweise die Buchhaltungssoftware eine automatische Zahlungserinnerung, die an den säumigen Kunden versandt wird. Unternehmen ohne doppelte Buchführung mit einzelnen Debitoren und Freiberufler müssen sich hier ein anderes System erschaffen, das ebenso einfach und zuverlässig auf säumige Kunden hinweist.

Zahlungserinnerung vor Mahnung

In der Regel erfolgt hilft schon eine freundliche Zahlungserinnerung, die jedoch nicht vor Ablauf eines Monats seit Rechnungsdatum verschickt werden sollte. Jeder kann mal etwas vergessen und daher sollte man die erste Zahlungserinnerung freundlich und sachlich formulieren.

1. Mahnung und weitere Mahnstufen

Erfolgt auf die Zahlungserinnerung keinerlei Reaktion des säumigen Kunden und auch keine Zahlung, kommt in der Regel die förmliche 1. Mahnung zum Einsatz, die auch so betitelt wird. Es ist jedoch zu beachten, dass zwischen der Zahlungserinnerung und der 1. Mahnung rein rechtlich kein Unterschied besteht. Der Ton wird etwas forscher und bestimmter, der Text bleibt aber sachlich. Erfolgt auch auf die 1. Mahnung keinerlei Reaktion oder Zahlung, ist das weitere Vorgehen

  • von der Höhe der Rechnung,
  • vom säumigen Kunden,
  • von der Vertragsbeziehung und
  • von der Dringlichkeit der Forderung

abhängig.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein klärendes Telefonat mit dem Kunden oftmals mehr Licht in die Angelegenheit bringt.

Ob weitere Mahnschreiben im Sinne einer Verschärfung unter Androhung gerichtlicher Schritte Sinn machen, muss dann im Einzelfall geklärt werden. Unternehmer mit vielen wechselnden Kunden nutzen eventuell die Gelegenheit für ein Einwurf-Einschreiben, um die Anschrift des Kunden nochmals zu verifizieren und zu prüfen. Umgekehrt macht die Androhung gerichtlicher Schritte auch nur dann Sinn, wenn im Anschluss ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Zahlungsklage tatsächlich erfolgen.

Grundlagen und Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes schriftliches Verfahren vor dem örtlich und sachlich zuständigen Amtsgericht (Mahngericht). Es dient zur Vereinfachung der Durchsetzung von zivilrechtlichen Ansprüchen. Während bei einer Zahlungsklage im Rahmen eines zivilrechtlichen Gerichtsverfahrens von Anfang an genau dargelegt werden muss, aus welchen Gründen ein bestimmter Betrag vom Beklagten gefordert wird, muss der Unternehmer im gerichtlichen Mahnverfahren nur einige grundlegende Angaben zur Forderung machen.

Das gerichtliche Mahnverfahren wird durch einen entsprechenden Antrag eingeleitet. Der Antrag muss Angaben zum Antragsteller und Antragsgegner sowie über deren ggf. vorhandene gesetzliche Vertreter enthalten. Hier sind z.B. Angaben zum Geschäftsführer einer GmbH notwendig. Weiterhin muss die Forderung beziffert werden, ergänzt durch Angaben zur Vertragsgrundlage, aus der sich die Forderung ergibt. Der Antrag auf Durchführung des gerichtlichen Mahnverfahrens schließt ab mit Datum und Unterschrift. Der Antrag ist sowohl schriftlich als auch online über das Internet möglich.

Nach entsprechendem Eingang des Antrages zur Durchführung des Mahnverfahrens verschickt das Mahngericht nach einer Plausibilitätsprüfung der Angaben einen Mahnbescheid an den im Antrag genannten Schuldner. Die Zustellung erfolgt unter der angegebenen Anschrift des Schuldners.

Ab Zustellung des Mahnbescheids hat der Antragsgegner zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch. Geht ein solcher nicht beim Mahngericht ein, folgt ein Antrag auf Erlaß eines Vollstreckungsbescheids, der dem Antragsteller als Vollstreckungstitel dient. Erfolgt kein Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid, wird dieser rechtskräftig.

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