Perfekte Rechnungen schreiben (mit Muster)

Eine ordnungsgemäßge Rechnung schreiben ist heutzutage garnicht mehr so einfach, da sich insbesondere aus dem Umsatzsteuergesetz eine Menge Anforderungen an eine perfekte und vollständige Rechnung ergeben.

Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnung

Zunächst ist festzustellen, daß es die eine perfekte und vollständige Rechnung für alle Fälle nicht gibt, da sich Aussehen und Inhalt danach richten, um welche Art Unternehmer es sich handelt und an wen geliefert oder geleistet wurde. In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber den Umfang der Pflichtangaben einer Rechnung immer wieder erweitert und spätestens seit 2006 sind gem. § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben auf allen Rechnungen verbindlich vorgeschrieben:

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers;
  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers;
  4. Ausstellungsdatum;
  5. fortlaufende Rechnungsnummer;
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung;
  7. Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen;
  8. im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto, Rabatt;
  9. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.

Fehlt eine dieser Pflichtangaben auf der Rechnung, entspricht sie nicht den gesetzlichen Anforderungen und gilt daher als nicht ordnungsgemäß mit der Folge, daß dem Rechnungsempfänger ein Zurückbehaltungsrecht zusteht. 

Eine Ausnahme besteht bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro, bei der einige der genannten Angaben fehlen können. Auch bei der Rechnung eines Kleinunternehmers bestehen einige Besonderheiten, insbesondere der fehlende Ausweis der Umsatzsteuer und der Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Darüber hinaus ergeben sich je nach Einzelfall weitere erforderliche Rechnungsangaben, beispielsweise bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU oder der Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, wenn es sich um ein Unternehmen aus der Baubranche handelt.

Musterrechnung:

Musterrechnung Warenlieferung

Weitere Erläuterungen:

Häufig werden bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z.B. Miete) keine gesonderten Rechnungen gestellt und nur auf Basis der geschlossenen Verträge entsprechende Zahlungen erbracht. Hier ist eine sog. Dauerrechnung mit den o.g. Rechnungsangaben das richtige Mittel, um eine ordnungsgemäße Grundlage für die Mietzahlungen zu schaffen. Anderenfalls müssen auch rechnungsersetzende Verträge alle Angaben enthalten, die auch in den Rechnungen anzugeben sind, insbesondere eine USt-IdNr. oder Steuernummer des leistenden Unternehmers.

Das Liefer- oder Leistungsdatum ist auf der Rechnung zwingend anzugeben, auch wenn es mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt. In diesem Fall genügt aber auch der Hinweis „Lieferdatum entspicht Rechnungsdatum“.

Im Falle der Vereinbarung eines Bonus, Skonto oder Rabatten muß bereits im Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung die Höhe der Entgeltsminderung feststehen, z.B. „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.“

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