Zahlungserinnerung – Mahnung – Mahnverfahren (mit Muster)

Die Mahnung Wenn der Kunde seine Rechnung nicht zahlt, muß der Unternehmen mit einer freundlichen Zahlungserinnerung reagieren, gefolgt von einer Mahnung und einem gerichtlichen Mahnverfahren.

Jeder Unternehmer wird früher oder später mit Kunden zu tun haben, die ihre Rechnung nicht bezahlen können oder nicht wollen. Jeder muß auf diesem Gebiet seine Erfahrungen sammeln und den richtigen Umgang mit säumigen Kunden lernen. Wichtig ist jedoch, nicht zu resignieren oder aus Unwissenheit, Bequemlichkeit oder Gutmütigkeit auf sein Geld zu verzichten.

In den meisten Fällen hilft schon eine freundliche Zahlungserinnerung, um an den Ausgleich einer offenen Rechnung zu erinnern. Jeder kann mal etwas vergessen und daher sollte man die erste Zahlungserinnerung freundlich und sachlich formulieren, verbunden mit einer deutlichen Zahlungsaufforderung und einem Termin, zu dem Sie spätestens die Zahlung erwarten. 10 Tage sollten hierfür genug sein.

Muster einer Zahlungserinnerung:

„leider haben Sie auf meine/unsere Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … )  noch nicht wie erwartet reagiert. Vielleicht haben Sie meine/unsere Rechnung versehentlich übersehen oder nicht erhalten. Daher lege ich/wir diesem Schreiben nochmals eine Kopie der Rechnung bei und bitten Sie, den fälligen Gesamtbetrag in Höhe von ( … ) EUR innerhalb der nächsten 7 Tage bis zum ( ….) auf mein/unser Konto bei der ( Bank, BLZ, Kto.Nr.) zu überweisen.“

Sollte die Zahlungserinnerung nicht den gewünschten Erfolg haben, ist das weitere Vorgehen abhängig von der Höhe der Rechnung, vom säumigen Kunden, von der Vertragsbeziehung und von der Dringlichkeit der Forderung. In der Regel folgt auf eine Zahlungserinnerung die 1. Mahnung, aber rein rechtlich besteht zwischen der Zahlungserinnerung und der 1. Mahnung kein Unterschied. Allenfalls der Wortlaut wird etwas bestimmter sein.

Muster 1. Mahnung:

„am ( … ) haben Sie von mir/uns pünktlich und ordnungsgemäß die von Ihnen bestellte ( …) erhalten. Leider konnte ich/wir auch auf die freundliche Zahlungserinnerung vom ( … ) bezüglich meiner/unserer Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … ) keinen Zahlungseingang feststellen. Daher bin/sind ich/wir gezwungen, Sie hiermit nochmals aufzufordern, die genannte Rechnung bis zum ( … ) durch Überweisung auf unser angegebenes Konto auszugleichen.

Dieses Spiel kann man nun unendlich fortsetzen und eine Mahnung nach der anderen hinterherschieben. In der Praxis werden auch bisweilen bis zu 5 Mahnungen verschickt, bevor ein Unternehmen mit einem gerichtlichen Mahnverfahren ernst macht. Zu einem konsequenten Mahnungswesen im Sinne eines guten Forderungsmanagements gehört aus meiner Sicht jedoch ein effektiver Umgang mit säumigen Kunden. Hierfür sollte man das außergerichtliche Verfahren zügig mit einer letzten Mahnung abschließen und das gerichtliche Mahnverfahren ankündigen und vorbereiten. Die Letzte Mahnung ist hierbei der letzte Warnschuss mit dem Zweck, dem Schuldner die Konsequenzen seines Verhaltens aufzuzeigen. Das wichtigste Element der Letzten Mahnung ist der Hinweis auf die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens, sei es durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro.

Muster „Letzte Mahnung“:

„trotz freundlicher Zahlungserinnerung vom ( … ) und nachfolgender Mahnung vom ( … ) konnte(n) ich/wir bis heute keinen Zahlungseingang zu meiner/unserer  Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … ) feststellen. Da Sie auch auf unsere Mahnung vom ( … ) mit einem Ratenzahlungsangebot nicht reagiert haben, fordere ich/wir Sie hiermit letztmalig außergerichtlich auf, die genannte Rechnung bis zum ( … ) durch Überweisung auf unser angegebenes Konto bis zum ( … ) auszugleichen. Sollte auch bis zu diesem Zeitpunkt keine Zahlung von Ihnen erfolgen, werden wir die Angelegenheit unserem Rechtsanwalt/einem Inkassobüro übergeben. Die dadurch entstehenden Kosten eines gerichtlichen Mahnverfahrens gehen dann zu Ihren Lasten, weil Sie sich bereits seit ( … ) in Verzug befinden.“

Weitere Muster und Vorlagen zur Mahnung: 

In jedem Stadium des Verfahrens ist es wichtig, daß Sie sachlich und bestimmt bleiben. Ausschweifungen, Beschuldigungen oder Hasstiraden helfen nicht weiter und schaden in den meisten Fällen nur. Viel wichtiger ist die Gewißheit, daß der Zugang aller Mahnungen beim Schuldner ordnungsgemäß nachgewiesen werden kann, beispielsweise durch einen Boten, einen Sendungsnachweis per Telefax oder einen Nachweis für ein Einschreiben.

Bildnachweis: © Jürgen Fälchle – Fotolia.com

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