Zahlungserinnerung und Mahnung (mit Muster)

Die Mahnung Selbständige Unternehmer müssen durch Zahlungserinnerung, Mahnung und Mahnverfahren frühzeitig darauf hinwirken, dass säumige Kunden ihre Rechnungen zahlen. Die Liquidität des Unternehmens hängt davon ab. Früher oder später hat jeder Unternehmer mal mit Kunden zu tun, die eine Rechnung nicht bezahlen können oder eine Zahlung aus anderen Gründen verweigern. Jeder muß diesbezüglich seine Erfahrungen sammeln. Der richtige Umgang mit säumigen Kunden erfordert auch etwas Erfahrung. Keinesfalls darf man resignieren oder aus Bequemlichkeit auf die Zahlung verzichten.

Inhalt:

  1. Freundliche Zahlungserinnerung
  2. Erste Mahnung
  3. Letzte Mahnung
  4. Weitere Muster und Vorlagen

1. Freundliche Zahlungserinnerung

In den meisten Fällen hilft schon eine freundliche Zahlungserinnerung. Jeder kann mal etwas vergessen, Daher sollte man die erste Zahlungserinnerung freundlich und sachlich formulieren, verbunden mit einer deutlichen Zahlungsaufforderung und einem Zahlungstermin. 10 Tage sollten hierfür genug sein.

Muster einer Zahlungserinnerung:

„leider haben Sie auf meine/unsere Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … )  noch nicht wie erwartet reagiert. Vielleicht haben Sie die Rechnung versehentlich übersehen oder nicht erhalten. Daher lege ich/wir diesem Schreiben nochmals eine Kopie der Rechnung bei und bitten Sie, den fälligen Gesamtbetrag in Höhe von ( … ) EUR innerhalb der nächsten 7 Tage bis zum ( ….) auf mein/unser Konto bei der ( Bank, BLZ, Kto.Nr.) zu überweisen.“

Sollte die Zahlungserinnerung nicht den gewünschten Erfolg haben, ist das weitere Vorgehen unter anderen von folgenden Kriterien abhängig:

  • Höhe der Rechnung;
  • Dringlichkeit der Forderung;
  • Verhältnis zum Kunden;
  • Dauer der Vertragsbeziehung.

In diesem Stadium ist es in vielen Fällen hilfreich, telefonisch das Gespräch mit dem Kunden zu suchen und nach den Gründen für den Zahlungsverzug zu fragen.

2. Erste Mahnung

Ansonsten folgt auf eine Zahlungserinnerung in der Regel die 1. Mahnung. Rein rechtlich besteht jedoch kein Unterschied zwischen der Zahlungserinnerung und der 1. Mahnung. Allenfalls der Wortlaut wird etwas bestimmter.

Muster 1. Mahnung:

„am ( … ) haben Sie von mir/uns pünktlich und ordnungsgemäß die von Ihnen bestellte ( …) erhalten. Leider konnte ich/wir auch auf die Zahlungserinnerung vom ( … ) bezüglich meiner/unserer Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … ) keinen Zahlungseingang feststellen. Daher bin/sind ich/wir gezwungen, Sie hiermit nochmals aufzufordern, die genannte Rechnung bis zum ( … ) durch Überweisung auf unser angegebenes Konto auszugleichen.

Dieses Spiel kann man nun unendlich fortsetzen und eine Mahnung nach der anderen schreiben. In der Praxis werden bisweilen bis zu 5 Mahnungen verschickt, bevor ein Unternehmen mit einem gerichtlichen Mahnverfahren ernst macht.

3. Letzte Mahnung

Zu einem guten Forderungsmanagement gehört aus meiner Sicht auch ein effektives Mahnwesen. Hierfür sollte man den Schriftverkehr mit dem säumigen Kunden zügig mit einer letzte Mahnung abschließen. Es ist der letzte Warnschuss mit dem Hinweis auf die bevorstehende Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens, sei es durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro.

Muster „Letzte Mahnung“:

„trotz freundlicher Zahlungserinnerung vom ( … ) und nachfolgender Mahnung vom ( … ) konnte(n) ich/wir bis heute keinen Zahlungseingang zu meiner/unserer  Rechnung vom ( … ) mit der Rechnungsnummer  ( … ) feststellen. Da Sie auch auf unsere Mahnung vom ( … ) mit einem Ratenzahlungsangebot nicht reagiert haben, fordere ich/wir Sie hiermit letztmalig außergerichtlich auf, die genannte Rechnung bis zum ( … ) durch Überweisung auf unser angegebenes Konto bis zum ( … ) auszugleichen. Sollte auch bis zu diesem Zeitpunkt keine Zahlung von Ihnen erfolgen, werden wir die Angelegenheit unserem Rechtsanwalt/einem Inkassobüro übergeben. Die dadurch entstehenden Kosten eines gerichtlichen Mahnverfahrens gehen dann zu Ihren Lasten, weil Sie sich bereits seit ( … ) in Verzug befinden.“

4. Weitere Muster und Vorlagen

Zahlungserinnerung und Mahnung gehören zu den wichtigsten Geschäftsbriefen in der Praxis eines selbständigen Unternehmers. Durch eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden kann auch ein gesundes Unternehmen in eine Liquiditätskrise geraten, die bei einer GmbH rasch zu größeren Problemen führen kann.

In jedem Stadium des Verfahrens ist es wichtig, sachlich und bestimmt zu bleiben. Ausschweifungen, Beschuldigungen oder Hasstiraden helfen nicht weiter und schaden in den meisten Fällen nur. Viel wichtiger ist die Gewißheit, daß der Zugang der Mahnschreiben beim Schuldner nachgewiesen werden kann. Bei Versendung per Telefax hat man beispielsweise einen Sendungsnachweis in der Hand. Das Einwurf-Einschreiben ist ebenfalls gut geeignet.

Bildnachweis: © Jürgen Fälchle – Fotolia.com

2 thoughts on “Zahlungserinnerung und Mahnung (mit Muster)

  • Pingback: Auszeichnung für iyotta.de - Udo Schwerd - Rechtsanwalt - Steuerberatung - München

  • 28. August 2018 at 15:27
    Permalink

    Ich würde das Telefoninkasso vor einem Mahnbescheid in jedem Fall noch dazwischen fügen. Die Erfahrung zeigt, dass viele Schuldner deutlich kompromissbereiter sind, wenn man persönlich mit ihnen spricht. Nehmen Sie Ihren Kunden mit ins Boot, lassen Sie ihn konkret einen Zahlungsplan vorschlagen, an den er sich auch wirklich halten kann. Damit fühlt sich der Kunde oft vielmehr in die Verpflichtung gezogen, als mit einem standarisierten Mahnschreiben.

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